Сближение учетов: подготовка к внедрению ERP
В последние годы в консалтинге растет количество запросов от клиентов на проекты по сближению бухгалтерского, управленческого и международного учетов, связанных с внедрением новых учетных систем. В данной статье мы поделимся своим опытом и «подводными камнями», которые возникают в процессе реализации таких проектов, и дадим практические советы по их решению.
Как правило, по опыту таких проектов состояние учетов «на входе» в проект по сближению следующее:
- Бухгалтерский учет автоматизирован в учетной системе в достаточной степени и позволяет автоматически формировать отчетность и выполнять требования регулирующих органов.
- Управленческий учет может быть автоматизирован на основе бухгалтерской учетной системы в случае, если у компании немного (примерно 1-4) бизнес-единиц и небольшой перечень готовой продукции или товаров. В остальных случаях могут быть автоматизированы только отчеты на основе бухгалтерского учета в максимальной детализации и удобной структуре, которые являются входящими данными для подготовки управленческой отчетности. Далее в УУ производится обогащение данными из других источников (например, отчеты производства), рассчитывается большое количество управленческих корректировок, данные перекладываются в различные форматы представления и детализации, расходы распределяются по бизнес-единицам, как правило, исходя из сложившейся в компании практики анализа результатов деятельности, установления маржинальности, требований руководителей и собственников, особенностей расчета КПЭ.
- Международная отчетность может быть автоматизирована на основе бухгалтерского учета в отдельном модуле системы (например, 1С УХ) или отдельной системе (например, HFM), либо готовиться в Excel и похожих программах.
Необходимость постановки реализации проекта по сближению учетов перед переходом в новую учетную систему очевидна:
- Минимизация «ручных корректировок»,
- Повышение качества финансовой информации,
- «Прозрачность» сверки и верификации данных между учетами,
- Оптимизация распределения функций между отделами,
- Сокращение сроков закрытия,
- Соблюдение ограничений новой учетной системы, оптимизация архитектуры и расходов на автоматизацию и ее дальнейшее поддержание.
Обычная логика при принятии верхнеуровневого решения о сближении учетов следующая:
- российский бухгалтерский учет максимально сближается с международным: ПБУ и ФСБУ в их текущем варианте приближены к МСФО, также если компания готовит публичную международную отчетность, всегда можно сослаться на пункт 7.1. ПБУ 1/2008 об использовании требований международных стандартов в случае их противоречия РСБУ.
- управленческий учет сближается с международным и строится на его принципах с учетом дополнительных требований к формату отчетов в части их детализации, периодичности и представления.
Однако при внедрении такой логики в проектах по сближению часто возникают существенные затруднения. Типовые, к которым нужно быть готовыми, приводим ниже:
- Влияние сближения на налоговый учет. Несмотря на то что бухгалтерский учет – это, как правило, отдельный регистр в учетной системе, налоговый учет неразрывно связан с ним и ведется на основе тех же данных либо в учетной системе, либо за ее пределами. При любом изменении бухгалтерского учета необходимо отслеживать влияние на налоговый. Например: добавление нового начисления в бухгалтерском учете может сформировать новый вид временных разниц, привести к несоответствию сумм расходов между учетами и затруднить расчет налога на прибыль и сверку. Поэтому при сближении процедуры по отслеживанию изменений в налоговом учете, влиянию на формирование налоговых регистров и расчет налога обязательно необходимо закладывать либо сразу привлекать налоговый отдел к проекту.
- Несближаемые области между РСБУ и МСФО. Если в теории часто говорят, что сблизить можно все, то на практике, к сожалению, не всегда так. У этого могут быть разные причины. Одна из самых распространенных состоит в том, что если мы говорим о бухгалтерском, то это именно учет, тогда как МСФО – это отчетность, которая готовится с определенной периодичностью (как правило квартал, полугодие, год). В МСФО есть ряд корректировок, которые считаются на дату отчетности, и делать их ежемесячно или ежеквартально (если МСФО на квартале не готовится или не публикуется) может быть трудозатратно, а полезность информации при этом невелика. Как пример, это могут быть переоценки по справедливой стоимости (инвестиционной недвижимости, сельскохозяйственной продукции, долгосрочных активов на продажу и финансовых активов), либо консолидационные корректировки по МСФО (например, учет инвестиций методом долевого участия, реклассификация части административных расходов в себестоимость для вертикально интегрированных холдингов). В таких случаях часто возникает разногласие между конечной целью «полностью сблизить учеты» и ее практической реализацией как со стороны бизнес-процессов и трудозатрат, так и со стороны требований законодательства. В таких случаях возможно не производить полное сближение, но при этом сделать реализацию в ERP оптимальной архитектурно и прозрачной для сверки между учетами.
- Влияние сближения на УУ. Как правило, управленческий учет у компании содержит гораздо большую детализацию по сравнению с бухгалтерским и международным. Это касается деления на бизнес-единицы, подразделения, держателей бюджетов; расчетов по маржинальности в разрезе отдельных единиц или видов готовой продукции и товаров и пр. При добавлении любой новой проводки на уровне бухгалтерского учета нужно понимать, в какой детализации она потребуется в управленческом, как будет встраиваться в его структуру и на чьи результаты деятельности повлияет. Также в управленческом учете нередко проводятся дополнительные распределения и корректировки с высоким уровнем детализации по БЕ. Верхнеуровнево часто кажется, что как раз управленческий учет «подвинуть» в сторону бухгалтерского и международного проще, т.к. он ничем не регламентирован. Однако он является «сердцем» финансовой функции компании и центром принятия решений. Поэтому его изменение становится наиболее болезненным и может потребовать пересмотра бизнес-процессов, системы мотивации и принятия решений в компании. В ряде компаний УУ ведется только в части Отчета о прибылях и убытках (либо ДДС) без Отчета о финансовом положении (обычно собственник меньше заинтересован в отслеживании балансовых статей) и это становится дополнительной проблемой сближения, поскольку УУ не оперирует проводками балансовых статей.
Для успешной реализации проекта по сближению РСБУ, МСФО и УУ при внедрении новой ERP-системы мы рекомендуем следующие этапы проекта:
- Создать проектную команду, состоящую из компетентных сотрудников, ответственных за все виды учетов, при необходимости привлечь также внешних консультантов: бухгалтерский, международный, управленческий и налоговый учеты.
- Провести диагностику учетов AS IS: описание процессов учета и подготовки отчетности, источников данных, корректировок.
- Провести сверку между учетами и выявить список расхождений.
- По каждому расхождению предложить варианты сближения и утвердить решения на уровне руководителей отделов или выше.
- Разработать детальную методологию по сближению каждого расхождения (проводки в необходимой аналитике, методику расчетов, изменения бизнес-процессов, регламентов взаимодействия, процедур закрытия) с учетом выбранной компанией новой системы ERP.
- Согласовать решения с интегратором, протестировать изменения и сблизить учеты.
Срок реализации проекта по сближению может составить от нескольких месяцев до года, в зависимости от размера и структуры бизнеса, сложности методологии, детализации информации, а также скорости принятия решений. Подготовка к внедрению новой ERP – это сложный и трудоемкий процесс, и сближение учетов является его неотъемлемой частью. Оптимально начинать процесс сближения учетов (диагностику AS IS, выявление расхождений, разработку способов сближения) заблаговременно, с возможной адаптацией/доработкой подходов на этапе интеграции.
