109028, Москва,
Хохловский пер. 16, стр. 1
  • eng
  • ru
language
Личный кабинет

Цифровая трансформация: с чего начать?

В последние годы Компании тратят миллионы и огромное количество времени на внедрение новых технологий, которые «способствуют» развитию гибкости, устойчивости Компании, достижению поставленных ключевых показателей и целей с наименьшим вовлечением ресурсов.

При этом мы нередко видим, что на практике проекты по цифровой трансформации не окупаются, «не взлетают» и не применяются в реальной жизни Компаний. Предлагаем разобраться: с чего начать и на что обратить внимание, чтобы Компания смогла успешно реализовать свой диджитал-потенциал?

Необходимость стратегии

Прежде чем вступать на путь модернизаций и изменений и определять стратегию цифровизации, необходимо оглянуться и ответить на вопросы:

  • Какова общая бизнес-стратегия Компании?
  • Есть ли четкое понимание: кто мы сейчас?
  • Кем мы должны стать в будущем?
  • Как мы будем к этому идти?
  • Какова наша цель?
Цифровая трансформация не должна быть самоцелью. Наоборот, диджитализация должна иметь цель, быть инструментом достижения стратегических задач Компании, который поможет быстрее, эффективнее достичь высоких результатов, привлечь новых клиентов, обеспечить конкурентное преимущество, увеличить выручку/конверсию/маржинальность.

Если данные цели не выполняются (или таковые не ставятся), лучше этот вопрос отложить до того момента, когда у вас появится более значимое понимание влияния цифровизации на вашу компанию.

Также важно отметить тенденцию: чем более масштабируются и увеличиваются операции в Компании, тем хуже становится процесс их анализа, измерения, оптимизации с использованием систем и аналитик, которые исторически собирали и анализировали эти данные. Отсюда можно нередко встретить разницу между фактическими действиями компании и ее планами и стратегией. Чем больше процессы цифровизируются (под давлением масштабирования, усложнения), тем более широкой данная разница становится.

При этом обращаем внимание, что внесение изменений и разработка/модификация стратегии Компании и бизнес-плана теряют свое значение без детальной проработки процессов на операционном уровне.

Вы уверены, что знаете ваши процессы?

Для того, чтобы приступать к диджитализации, необходимо определиться с тем, насколько корректно выстроены процессы, которые планируется подвергнуть цифровой трансформации.

Помимо оценки корректности и эффективности процессов (т.е. дизайна), обязательно должен возникнуть вопрос: а насколько планируемый дизайн процессов совпадает с фактическим выполнением?

По нашему опыту можем отметить, что большинство компаний, осуществивших проект по диагностике бизнес-процессов, с удивлением для себя находят, что фактические процессы далеки от планируемых.

Отсутствие связи между операциями на «нижнем уровне» и ожиданиями на «верхнем уровне» вызывает проблемы во всех звеньях работы Компании.

Менеджмент в полной мере не осознает, что работает, а что нет и требует улучшений в соответствии с планами и стратегией Компании.

Основными проблемными зонами, из-за которых процессы «AS IS» расходятся с видением «TO BE», по нашему опыту являются:

Высокая вероятность процессов и шагов внутри процессов
  • “Развилки” в принятии решений/выяснения проблем / в дальнейшем алгоритме процесса, времени его исполнения и вовлеченных пользователях
  • Большое количество подпроцессов и шагов процесса
Предпосылки к дублированию операций и контрольных процедур
Недостаточная степень регламентации процессов
  • Отсутствие процессных и структурных регламентов по взаимодействию на “среднем уровне”
  • Отсутствие операционных мануалов и регламентов по шагам процесса, требованиям к комплектности, содержанию, унификации документов
Недостаточность автоматизации контрольной среды

Большое количество ручных контролей, которые проводятся “глазами”

Некорректные данные на вход от ответственных на площадках (инициаторов)
  • Срочные запросы ( нет возможности обработать в срок)
  • Ошибки в оформлении первичных документов от контрагента, инициаторов внутри Компании
Операционные сложности с учетными системами
  • Актуальность НСИ
  • Сложности в проведении проводок или безошибочном формировании документов в учетных и операционных системах (при этом сроки устранения проблем могут быть не фиксированы)

В таких случаях цифровая трансформация откладывается до того момента, пока процессы не будут оптимизированы так, чтобы их выполнение с учетом модификаций с использованием технологий (т. е. диджитализация) полностью удовлетворяло целям и стратегии Компании.

Что цифровизировать?

В рамках модификации процессов с использованием технологий попробуйте ответить на прямые вопросы, с которыми сталкивается ваша компания в течение своей работы.

Например:

Вопрос

Ответ

Как мы можем улучшить эффективность сотрудников продаж: не терять входящие звонки, не обрывать Клиента на воронке продаж, собирать единую базу накопленной информации о Клиентах, партнерах, поставщиках и конкурентах, данные по анализу рынка?

Возможно, стоит рассмотреть использование CRM с различными настройками и опциями?

Как мы можем упростить процедуру формирования счетов, первичных документов для сотрудников бухгалтерии?

Возможно, стоит использовать интегрированные решения в виде ERP, объединяющие разные операционные блоки Компании?

Как мы можем анализировать большие объёмы информации, заостряя внимание на ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия тех или иных решений?

Возможно, стоит внедрить программное обеспечение на основе систем BI (Business Intelligence)?

Как цифровизация поможет Бизнесу контролировать исполнение бизнес-процессов?

Если Компания подходит к «выращиванию» диджитализации и технологий в различных бизнес-процессах с использованием разных продуктов, при этом не связывая всю концепцию воедино, маловероятно, что произойдет качественный скачок и существенные изменения. Здесь пропускается звено, связывающее все используемые технологии в процессах как единый объект интеллектуальных возможностей.

Компании управляют множеством разрозненных систем и технологических продуктов и нередко не уделяют достаточно внимания значению их интеграции для того, чтобы извлечь практический потенциал и достичь реальных результатов.

Стоит задуматься об организации инструмента, который может интеллектуально собирать и управлять взаимоотношениями между планами и действиями. Данным инструментом сейчас являются технологии Process Mining.

Технология, алгоритмы которой:

  • заставят искусственный интеллект работать над вашими результатами, выходя за рамки вопросов «что если?» к решению «что теперь?», а затем отслеживать выполнение этих действий;
  • восстановят общую картину стратегических ожиданий с детализированными оперативными действиями;
  • объединят используемые технологические решения и обеспечят их совместный потенциал и степень применения.

Алгоритмы выявляют сценарии и вариации процесса, определяют:

  • Что привело к текущей ситуации?
  • Где узкие места?
  • Какие процессы увеличивают затраты/снижают доходы/сокращают качество и скорость?

Что можно оцифровать и контролировать?

Вариации подпроцессов и операций самые разные:

  • время и количество заведенных документов в учетную систему;
  • сумма оборотного капитала и контроль за максимально возможными днями оплаты дебиторской и кредиторской задолженности;
  • согласование и исполнение внутренних задач внутри Компании;
  • количество времени на ответ новому Клиенту со стороны сотрудника отдела продаж и прочее.

У вас могут быть свои ключевые метрики и цели, которые в том числе вы сможете контролировать на дэш-борде (например, используя BI) и анализировать исполнение в Process Mining.

Мы, со своей стороны, оказываем поддержку в диагностике бизнес-процессов «as is», в формировании структуры процессов «to be» с перечнем рисков и контрольных процедур, даем рекомендации по совершенствованию процессов как с использованием технологий, так и без них. Самое важное в данном случае — концентрация на технологиях и решениях, которые опираются на пользовательский опыт, бизнес-цели и реальные сценарии.

Дайте возможность нам помочь вашей компании: свяжитесь с нами, и мы будем рады ответить на возникшие вопросы и оказать помощь по повышению эффективности соответствующих бизнес-процессов, оценке рисков и системы внутренних контролей в Компании.


Подписывайтесь на рассылку новостей и публикаций
Будьте всегда в курсе событий и последних новостей