Цифровая трансформация: с чего начать?
В последние годы Компании тратят миллионы и огромное количество времени на внедрение новых технологий, которые «способствуют» развитию гибкости, устойчивости Компании, достижению поставленных ключевых показателей и целей с наименьшим вовлечением ресурсов.
При этом мы нередко видим, что на практике проекты по цифровой трансформации не окупаются, «не взлетают» и не применяются в реальной жизни Компаний. Предлагаем разобраться: с чего начать и на что обратить внимание, чтобы Компания смогла успешно реализовать свой диджитал-потенциал?
Необходимость стратегии
Прежде чем вступать на путь модернизаций и изменений и определять стратегию цифровизации, необходимо оглянуться и ответить на вопросы:
- Какова общая бизнес-стратегия Компании?
- Есть ли четкое понимание: кто мы сейчас?
- Кем мы должны стать в будущем?
- Как мы будем к этому идти?
- Какова наша цель?
Если данные цели не выполняются (или таковые не ставятся), лучше этот вопрос отложить до того момента, когда у вас появится более значимое понимание влияния цифровизации на вашу компанию.
Также важно отметить тенденцию: чем более масштабируются и увеличиваются операции в Компании, тем хуже становится процесс их анализа, измерения, оптимизации с использованием систем и аналитик, которые исторически собирали и анализировали эти данные. Отсюда можно нередко встретить разницу между фактическими действиями компании и ее планами и стратегией. Чем больше процессы цифровизируются (под давлением масштабирования, усложнения), тем более широкой данная разница становится.
При этом обращаем внимание, что внесение изменений и разработка/модификация стратегии Компании и бизнес-плана теряют свое значение без детальной проработки процессов на операционном уровне.
Вы уверены, что знаете ваши процессы?
Для того, чтобы приступать к диджитализации, необходимо определиться с тем, насколько корректно выстроены процессы, которые планируется подвергнуть цифровой трансформации.
Помимо оценки корректности и эффективности процессов (т.е. дизайна), обязательно должен возникнуть вопрос: а насколько планируемый дизайн процессов совпадает с фактическим выполнением?
По нашему опыту можем отметить, что большинство компаний, осуществивших проект по диагностике бизнес-процессов, с удивлением для себя находят, что фактические процессы далеки от планируемых.
Отсутствие связи между операциями на «нижнем уровне» и ожиданиями на «верхнем уровне» вызывает проблемы во всех звеньях работы Компании.
Менеджмент в полной мере не осознает, что работает, а что нет и требует улучшений в соответствии с планами и стратегией Компании.
Основными проблемными зонами, из-за которых процессы «AS IS» расходятся с видением «TO BE», по нашему опыту являются:
- “Развилки” в принятии решений/выяснения проблем / в дальнейшем алгоритме процесса, времени его исполнения и вовлеченных пользователях
- Большое количество подпроцессов и шагов процесса
- Отсутствие процессных и структурных регламентов по взаимодействию на “среднем уровне”
- Отсутствие операционных мануалов и регламентов по шагам процесса, требованиям к комплектности, содержанию, унификации документов
Большое количество ручных контролей, которые проводятся “глазами”
- Срочные запросы ( нет возможности обработать в срок)
- Ошибки в оформлении первичных документов от контрагента, инициаторов внутри Компании
- Актуальность НСИ
- Сложности в проведении проводок или безошибочном формировании документов в учетных и операционных системах (при этом сроки устранения проблем могут быть не фиксированы)
В таких случаях цифровая трансформация откладывается до того момента, пока процессы не будут оптимизированы так, чтобы их выполнение с учетом модификаций с использованием технологий (т. е. диджитализация) полностью удовлетворяло целям и стратегии Компании.
Что цифровизировать?
В рамках модификации процессов с использованием технологий попробуйте ответить на прямые вопросы, с которыми сталкивается ваша компания в течение своей работы.
Например:
Вопрос | Ответ |
Как мы можем улучшить эффективность сотрудников продаж: не терять входящие звонки, не обрывать Клиента на воронке продаж, собирать единую базу накопленной информации о Клиентах, партнерах, поставщиках и конкурентах, данные по анализу рынка? | Возможно, стоит рассмотреть использование CRM с различными настройками и опциями? |
Как мы можем упростить процедуру формирования счетов, первичных документов для сотрудников бухгалтерии? | Возможно, стоит использовать интегрированные решения в виде ERP, объединяющие разные операционные блоки Компании? |
Как мы можем анализировать большие объёмы информации, заостряя внимание на ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия тех или иных решений? | Возможно, стоит внедрить программное обеспечение на основе систем BI (Business Intelligence)? |
Как цифровизация поможет Бизнесу контролировать исполнение бизнес-процессов?
Если Компания подходит к «выращиванию» диджитализации и технологий в различных бизнес-процессах с использованием разных продуктов, при этом не связывая всю концепцию воедино, маловероятно, что произойдет качественный скачок и существенные изменения. Здесь пропускается звено, связывающее все используемые технологии в процессах как единый объект интеллектуальных возможностей.
Компании управляют множеством разрозненных систем и технологических продуктов и нередко не уделяют достаточно внимания значению их интеграции для того, чтобы извлечь практический потенциал и достичь реальных результатов.
Стоит задуматься об организации инструмента, который может интеллектуально собирать и управлять взаимоотношениями между планами и действиями. Данным инструментом сейчас являются технологии Process Mining.
Технология, алгоритмы которой:
- заставят искусственный интеллект работать над вашими результатами, выходя за рамки вопросов «что если?» к решению «что теперь?», а затем отслеживать выполнение этих действий;
- восстановят общую картину стратегических ожиданий с детализированными оперативными действиями;
- объединят используемые технологические решения и обеспечят их совместный потенциал и степень применения.
Алгоритмы выявляют сценарии и вариации процесса, определяют:
- Что привело к текущей ситуации?
- Где узкие места?
- Какие процессы увеличивают затраты/снижают доходы/сокращают качество и скорость?
Что можно оцифровать и контролировать?
Вариации подпроцессов и операций самые разные:
- время и количество заведенных документов в учетную систему;
- сумма оборотного капитала и контроль за максимально возможными днями оплаты дебиторской и кредиторской задолженности;
- согласование и исполнение внутренних задач внутри Компании;
- количество времени на ответ новому Клиенту со стороны сотрудника отдела продаж и прочее.
У вас могут быть свои ключевые метрики и цели, которые в том числе вы сможете контролировать на дэш-борде (например, используя BI) и анализировать исполнение в Process Mining.
Мы, со своей стороны, оказываем поддержку в диагностике бизнес-процессов «as is», в формировании структуры процессов «to be» с перечнем рисков и контрольных процедур, даем рекомендации по совершенствованию процессов как с использованием технологий, так и без них. Самое важное в данном случае — концентрация на технологиях и решениях, которые опираются на пользовательский опыт, бизнес-цели и реальные сценарии.
Дайте возможность нам помочь вашей компании: свяжитесь с нами, и мы будем рады ответить на возникшие вопросы и оказать помощь по повышению эффективности соответствующих бизнес-процессов, оценке рисков и системы внутренних контролей в Компании.
