Типовые ошибки при внедрении финансовых систем: Внедряемая система нужна одному человеку – Спонсору, но не его команде
Ситуация
В организации появляется инициатор внедрения бизнес-системы (например, системы для планирования и бюджетирования). Обычно это топ-менеджер (часто это финансовый директор или CEO), далее он становится «Спонсором» проекта. Спонсор убеждён, что новая система решит часть ключевых задач бизнеса. Однако для остальных сотрудников, которые далее будут ежедневно работать в системе, ценности не очевидна, они предпочитают привычные инструменты: Excel, Google Sheets, бухгалтерские программы.
В результате проект продавливается сверху административными методами, встречая сопротивление конечных пользователей. Когда и если Спонсор переключает фокус на другие задачи компании, внедрение останавливается, или может даже формально «завершиться», но фактически система так и не приживется.
Суть
Спонсор верит, что система может помочь решить бизнес-задачи, видит выгоды от внедрения, но не доносит их до команды или делает это поверхностно. Другие участники проекта не получают ответы на вопросы: «Что улучшится лично для меня? Как именно эта система упростит мою работу? Почему я должен дополнительно заниматься новыми задачами, если с меня никто существующие не снимал?». Без чёткого понимания персональной пользы люди часто возвращаются к старым методам — там, где всё «и так работало».
При этом само внедрение может выглядеть формально успешным: система установлена, технические требования выполнены, акты о приемке системы подписаны. Но пользователи в системе не работают. В итоге Спонсор разочаровывается, а нередко ещё и винит поставщика за «неподходящее решение».
К чему приводит
- Проект «буксует» и затягивается
- Саботаж и отсутствие мотивации
- Неэффективное использование системы
Проект продвигается исключительно административными мерами, пока у Спонсора есть ВВВ (Воля, Время, Вера). Команда не спешит учиться и предоставлять нужную для проекта информацию.
Операционный персонал, не понимая ценности, участвует в проекте формально. Сотрудники игнорируют новые процессы, не тестируют систему, не проходят обучение.
Система «не работает» (на самом деле — не используется). Внедрение либо замораживается, либо переходит в долгую стадию «допилок» без видимого результата. Проект считается неудачным.
Пример из практики
Крупный холдинг, добыча полезных ископаемых. На балансе несколько рудников, в каждом руднике несколько шахт. Каждая шахта – сложный и комплексный калькуляционный объект затрат, по ней нужно считать рентабельность на среднесрочном и долгосрочном горизонте. Например, если объемы руды снижаются, или затраты на поддержание выработок и технику повышаются, может быть принято решение о консервации объекта.
Для эффективного принятия решений нужен регулярный what-if-analysis, например остановка добычи в текущей и начало разработки новой выработки. Собственник регулярно ставит перед CFO задачи обсчета экономической рентабельности объектов. Для этого существует огромное количество Excel-шаблонов на каждый объект, но они не статичны, спецификация и нормы затрат меняются в зависимости от особенностей шахты. Каждый пересчет с новыми вводными требует колоссальных усилий от персонала финансового отдела – они физически не успевают обсчитать все с помощью имеющихся Excel с учетом ограничений и с разными сценарными вводными. Поэтому CFO решает внедрить систему для автоматизации пересчета. Сформированные калькуляции дальше становятся основой для годового бюджетного процесса.
После выбора платформы начинается этап Дизайна. Проектная команда подрядчика делает проектирование, дизайн отдается на согласование. А далее начинается бесконечная череда согласований и исправлений документа различными департаментами. Одни замечания противоречат требованиям другого департамента, другие противоречат достигнутым ранее договорённостям с этим же подразделением.
Достаточно быстро документ удалось согласовать с финансистами – основными пользователями будущей системы. Они понимают, что новая внедрение новой системы инициировано, прежде всего, на облегчение их труда. Но проблемы возникли с другими отделами:
- Технологический отдел получил задание подготовить BOM в соответствии с положениями Дизайна. Для сотрудников отдела это большой объем дополнительной работы, как на начальном этапе внедрения, так и на последующих этапах обслуживания системы.
- Производственному отделу согласно дизайну придется вносить большой объем фактических данных в незнакомую систему. Это существенная дополнительная нагрузка без ясно обозначенной пользы.
- ИТ-отделу поставлена задача в короткие сроки обеспечить интеграцию и обмен данными по НСИ. Они понимают, что есть большая вероятность не успеть в отведенные сроки.
Таким образом, всем подразделениям была обозначена равная ответственность за мероприятие в целом, но большинству не предложено никаких мотивационных стимулов. Их сотрудники в той или иной степени либо саботировали согласование дизайна бесконечными «уточнениями» документа, либо пытались уменьшить объем своих будущих задач, при этом ставя под риск успешную реализацию проекта в целом.
Спонсор имеет авторитарный стиль управления, поэтому прессует и департаменты, и исполнителей по скорейшей доработке и согласованию Дизайна. Руководители отделов со своей стороны докладывают спонсору, что документ «сырой». На одной из перекрестных встреч Спонсор требует показать ему последние замечания, видит, что они уже минорные по отношению к целям проекта или даже противоречат им, и заставляет ответственных согласовать документ.
К сожалению, это согласование не устраняет базовых причин проблемы, похожая история повторяется на следующих этапах внедрения.
Признаки проблемы
- Не установлены измеримые цели
- Отсутствие вовлечённости конечных пользователей
- Непродуманная коммуникация между Инициатором автоматизации и персоналом
«Автоматизировать планирование и бюджетирование» – неправильное определение цели. Цель должна быть измерима количественно или качественно. Например, цель может подразумевать облегчение работы персонала, уменьшение рутинной работы.
Основные пользователи системы (финансисты, контролёры, аналитики) продолжают использовать старые методы при наличии нового инструмента. На попытки выяснить «почему», часто идет отсылка к «сложности новой системы» (на самом деле просто не пройдено обучение), «недружелюбному интерфейсу» (отсутствие навыков работы с новой системой), «ошибкам в системе» (часто за ошибки принимается неумение правильно интерпретировать информацию в новых отчетах) и т.д.
Сотрудникам не объясняют, зачем нужна система, как она поможет в их повседневной работе и как скажется карьерных перспективах. «Мы внедрим новую систему, и все начнут ей пользоваться» — так не работает.
Как избежать ошибки
- Проработать ценность для всех участников
- Спонсор (CFO) оперативно получит достоверные данные по всей компании для последующего формирования стратегии.
- Финансисты и аналитики сократят рутину и снизят риск ошибок.
- Руководители ЦФО смогут быстрее формировать и обосновывать бюджеты своих подразделений и тратить больше рабочего времени на основную работу.
- Найти замотивированного «чемпиона проекта»
- Установить измеримые цели и критерии успеха
- Инвестировать время в обучение и поддержку
Например:
Найдите сотрудников, которые готовы попробовать что-то новое. Пусть они первыми протестируют систему, сформируют ее положительный образ для коллег и в дальнейшем станут амбассадорами изменений.
Вместо «Автоматизировать бюджетирование» поставьте достижимые и понятные метрики с акцентом на облегчение и повышение производительности работы персонала. Например: «Сократить цикл планирования с 3-х месяцев до 3-х недель за счет автоматизации рутинных операций», «Снизить количество ошибок в расчётах на 80% за счет унификации расчетов и системных контролей», «Повысить достоверность финансовых прогнозов за счет автоматизированной загрузки и валидации исторических данных».
После запуска системы важно регулярно собирать обратную связь, проводить Q&A-сессии. Люди должны чувствовать, что им помогают разобраться в новых инструментах, а не оставили на едине с новым сложным продуктом.
А мы напоминаем, что 17 апреля мы проведем вебинар «Как избежать ошибок при внедрении корпоративных финансовых систем», на котором разберём наиболее частые, но часто незаметные ошибки, из-за которых автоматизация перестаёт быть эффективной. Присоединяйтесь в нам в 10.30 (по ОАЭ). Подробная программа и регистрация — здесь.
