Типовые ошибки при внедрении финансовых систем: Отсутствие проектной команды и РП со стороны Заказчика
Ситуация
В проектах автоматизации часто кажется, что главное – выбрать правильные систему и исполнителя. Но автоматизация — это не только про технологии и внедрение. Это еще и про внутреннюю организацию проекта внутри самой компании. И если никто этой организацией не занимается, проект перестает быть управляемым.
Один из распространённых сценариев: у заказчика нет выделенного руководителя проекта. Нет человека, который координирует внутреннюю работу, отслеживает сроки, вовлекает пользователей в проектные вопросы, принимает решения. Другой сценарий – отсутствие полноценной проектной команды, или проектная команда уделяет проекту слишком мало времени из-за основной загрузки. Из-за этого проект ведётся по остаточному принципу, а единственный контакт исполнителя – это функциональный заказчик, у которого и без того хватает операционных задач.
В таких условиях сроки проекта начинают затягиваться: решения иногда принимаются неделями, вопросы остаются без ответов, тестирование системы происходит очень медленно или не производится вовсе. Проект, который должен был стать стратегическим, постепенно превращается в бесконечный процесс без реального результата.
Суть
Проекты автоматизации требуют активного участия команды заказчика на всех этапах. Если у компании нет своего руководителя проекта, то скорее всего некому организовать людей, следить за сроками и принимать решения. В этом случае проект уходит на второй план: приоритет переключается на операционные задачи, вовлечённость снижается, контроль теряется.
Исполнитель со своей стороны не может компенсировать отсутствие управления у заказчика. Он не может объяснить сотрудникам, зачем им новая система, а возможно, и не должен. Для этого внутри компании нужен свой человек, обладающий авторитетом и пониманием бизнес-целей.
К чему приводит
Когда проектом со стороны заказчика никто не управляет, это быстро становится заметным:
- Проект затягивается, потому что внутренние задачи всегда в приоритете.
- Решения принимаются медленно, нет ответственного, который держит фокус.
- Пользователи слабо вовлечены в тестирование и плохо понимают, как будет работать система.
- Исполнитель вынужден не только внедрять систему, но и координировать действия команды Заказчика. Это приводит к перегрузке команды, росту ошибок, пропущенным деталям.
- После завершения проекта систему не используют или используют формально.
- Спонсор проекта разочаровывается в результате и приходит к выводу, что проблема в системе или её настройках, что система не работает, хотя на самом деле проект не был выстроен внутри.
Пример из практики
Проект автоматизации для крупной международной компании-производителя пищевой продукции, с самого начала столкнулся с проблемой отсутствия проектной команды со стороны Заказчика.
Проект был инициирован финансовым директором, но выделенного руководителя проекта и команды от компании не было. Вся коммуникация шла только через трёх сотрудников финансового департамента, которые в этот период были перегружены операционными задачами. Проект, который должен был стать стратегическим, постоянно откладывался на потом.
На практике это выглядело так: мы отправляли запросы, ждали ответы неделями, и чтобы сдвинуть процесс, приходилось постоянно давить, напоминать про сроки, возвращаться к обсуждению важных проектных вопросов. При этом никакого осознанного управления проектом со стороны заказчика не было:
- статусные встречи проводились дежурно, никто из команды заказчика не готовился и не задавал вопросов
- никто из топ-менеджмента не проявлял интереса к ходу проекта
- важные решения по проекту принимались крайне медленно или вообще откладывались.
Любая задача, требовавшая их внимания, будь то тестирование системы или согласование логики процессов, буксовала. При этом для нам, как интегратору, было очевидно, что без активного участия команды заказчика качественно настроить систему невозможно.
Проект шел дольше запланированного и в итоге завершился только потому, что был поставлен ультиматум с датой финальной сдачи. Стало понятно, что дальше затягивать невозможно, и это уже критично для обеих сторон.
По факту система была внедрена, но потенциал автоматизации так и не был реализован полностью, потому что:
- проект был реализован усилиями исключительно внешней команды,
- внутреннего управления, вовлечения пользователей и выстраивания процессов со стороны компании так и не появилось.
Этот кейс отлично показывает, что если у компании нет своей команды и РП, даже хороший подрядчик и качественная система не спасут проект, потому что никто не сможет принять за бизнес ключевые решения и обеспечить реальную готовность к запуску.
Признаки проблемы
- Заказчик не назначает ответственного за проект со своей стороны.
- Все взаимодействие идет через одного или нескольких функциональных заказчиков, у которых нет времени на проект.
- Нет сформированной группы ключевых пользователей, которые будут тестировать и использовать систему.
- У Заказчика нет внутреннего контроля за ходом проекта и выполнением своих обязательств по проекту.
Как избежать ошибки
Чтобы автоматизация прошла успешно, компании нужно не только выбрать систему, но и выстроить проект внутри компании с понятной структурой, зонами ответственности и приоритетом на уровне руководства:
- Назначить Руководителя проекта со стороны Заказчика
- Сформировать проектную команду
- Четко определить приоритет проекта
- Закрепить роли и зоны ответственности
- Контролировать вовлеченность команды
Он будет управлять внутренними процессами, принимать ключевые решения и координировать взаимодействие с интегратором.
Включить в нее представителей бизнес-подразделений, IT-службы и финансовых специалистов, которые будут участвовать в проекте. Освободить часть их рабочего времени под проектные задачи.
При старте проекта руководству заказчика важно донести, что участие в проекте – это стратегическая задача, а не дополнительная нагрузка. А руководство заказчика, в свою очередь, доносит важность достижения целей проекта проектной команде и будущим пользователям системы.
Зафиксировать в проектных документах (договор, устав проекта и т.д.), кто за что отвечает, и какие обязательства есть у каждой из сторон.
Регулярные внутренние встречи и мониторинг активности в проекте помогут своевременно выявлять проблемы и оперативно их решать.
А мы напоминаем, что 17 апреля мы проведем первый вебинар из серии по автоматизации бизнес-процессов. На нём разберём типовые ошибки, которые компании совершают на разных этапах автоматизации. Начало вебинара — в 10.30 (по ОАЭ). Подробная программа и регистрация — по ссылке.
