Повышение точности планирования за счет внедрения скользящих прогнозов
Процесс годового бюджетирования, внедренный в большинстве компаний, основан на кропотливой работе многих сотрудников во всех бизнес-функциях, которые планируют, вводят, обобщают, утверждают и анализируют бюджетные данные, чтобы составить наиболее точный бюджет на предстоящий год.
Эта работа включает в себя заполнение множества электронных таблиц с формами ввода, подготовку презентаций, ведущих к нескольким раундам переговоров о цифрах, чтобы скорректировать определенные строки прибылей и убытков для соответствия целевому финансовому результату. Однако по определению бюджет — это совсем не то же самое, что план. Бюджет — это всего лишь один из вероятных сценариев будущих результатов, причем, во многих случаях, не самый вероятный, из-а подгонки исходных данных в процессе бюджетирования.
Много времени уходит на процесс бюджетирования из-за его итерационного характера, включающего множество циклов изменений, прежде чем будет получен окончательный результат. Психологически, затраченное время создает иллюзию достоверности бюджетных показателей, но на самом деле все наоборот: каждая итерация снижает точность не только из-за калибровки параметров под ожидаемые, но и из-за времени, прошедшего между началом бюджетирования и окончательным вариантом бюджета.
Одним из наиболее продвинутых подходов к планированию является использование скользящего прогноза. Этот подход предполагает корректировку и прогнозирование показателей бизнеса с использованием различных инструментальных подходов на постоянной основе. Применение этого подхода не предполагает ограничения бюджета финансовым годом и его периодического обновления. Прогноз делается как минимум на год от каждой текущей даты.
При составлении скользящего прогноза компания как бы ежеквартально составляет бюджет на следующий год. В результате бюджет всегда состоит из четырех кварталов, что позволяет руководству использовать более длительный горизонт, который никогда не сокращается и не прерывается, для планирования и анализа рисков, корректируя последующие периоды на основе фактических данных. В результате повышается общее качество управленческих решений за счет более точного прогнозирования будущих изменений.
В методе скользящего прогноза новый квартал (обозначенный зеленым цветом) включается в процесс составления бюджета после завершения предыдущего квартала (обозначенного серым цветом). Первая добавленная четверть в этом примере выделена красным цветом. На приведенной схеме показано, что каждый цикл включает в себя четыре последовательных квартала, смещающиеся по мере истечения прошедших периодов.
Несмотря на длительную историю существования и применения скользящих прогнозов, а также многочисленных данных об эффективности их внедрения, накопленных за этот период, некоторые компании все еще используют устаревший подход к составлению годового бюджета.
Пять основных факторов большей эффективности скользящего прогноза
1) Повышенная эффективность и оптимизация ресурсов
Традиционный процесс ежегодного бюджетирования требует чрезмерного времени и труда, истощая значительные ресурсы компании для его завершения. Как правило, во время бюджетной компании участвующие в ней сотрудники полностью заняты и не могут отвлекаться на дополнительные задачи. И наоборот, скользящие прогнозы предлагают непрерывный и постоянно обновляемый подход в течение года, требующий значительно меньшего времени и трудозатрат.
2) Повышенное качество и точность данных
Годовой бюджет в основном строится на обоснованных оценках и допущениях, включающих неотъемлемые риски неточности. Постоянный пересмотр и обновление скользящих прогнозов позволяет организациям снижать риск неточностей. Обновляемые прогнозы более точно отражают текущие условия бизнеса, а результате чего повышается качество и точность данных.
3) Гибкость и отзывчивость
Скользящие прогнозы позволяют компаниям получать обновления финансовых показателей в режиме реального времени, что вдвое повышает вероятность получения своевременной информации. Кроме того, эти прогнозы позволяют бизнес-пользователям самостоятельно создавать свои собственные отчеты, уменьшая зависимость от ИТ. Признавая меняющуюся роль финансовых лидеров как стратегических деловых партнеров, скользящие прогнозы ориентированы на то, чтобы смотреть вперед, а не на прошлые данные.
4) Расширенный прогноз и непрерывное планирование
В то время как годовые бюджеты обычно прогнозируются только на предстоящий финансовый год, скользящие прогнозы постоянно изменяются и обновляются в течение каждого месяца. Это гарантирует, что компании всегда имеют доступ к более четкой и актуальной картине будущего, не ограниченной картиной текущего финансового года.
5) Ощутимые бизнес-результаты
Наиболее значимый положительный аспект скользящих прогнозов для бизнеса заключается в их способности давать конкретные результаты, проявляющиеся в доходах, прибыли, цене акций и даже кредитном рейтинге. Динамический процесс прогнозирования приводит к ощутимым и измеримым бизнес-результатам, предлагая явное преимущество по сравнению с традиционными годовыми бюджетами.
Проблемы при реализации скользящих прогнозов
1) Дополнительные инвестиции
Внедрение скользящих прогнозов может потребовать дополнительных вложений как временных, так и финансовых ресурсов. Эти вложения могут включать в себя: приобретение и внедрение соответствующего программного обеспечения для создания технологической базы, обучение сотрудников и выделение дополнительного времени для создания и поддержания эффективных процессов. Обоснование этих дополнительных расходов может быть необходимо для обеспечения успеха скользящих прогнозов.
2) Культура компании и поддержка высшего руководства
Эффективность непрерывного прогнозирования зависит от поддержки и участия высшего руководства организации. Однако внедрение скользящих прогнозов означает увеличение их и без того плотной рабочей нагрузки, поскольку им необходимо обновлять свои прогнозы на скользящей основе. Убедив топ-менеджеров в преимуществах, таких как возможность запрашивать финансирование в течение года, можно получить их поддержку и согласование с процессом.
3) Качество и доступность данных
Скользящие прогнозы в значительной степени зависят от непрерывного потока точных и надежных данных о производительности. Эти данные имеют решающее значение для сравнения фактических данных с прогнозами и обеспечения соблюдения планов. Однако многие компании сталкиваются с проблемами при получении достоверных и действенных данных, что может помешать успешной реализации скользящих прогнозов. В этом контексте важным становится поиск баланса между ожиданием точных данных и эффективным использованием имеющихся данных.
Важно заранее решать эти проблемы и разрабатывать стратегии для их преодоления при внедрении скользящих прогнозов в организации. Осознавая потенциальные препятствия и принимая соответствующие меры, компании могут максимизировать преимущества и эффективность скользящего прогнозирования.
Наш опыт показывает, что одним из факторов успешного внедрения скользящих прогнозов является автоматизация бюджетирования. Применение EPM/CPM-систем имеет существенные преимущества по сравнению с работой в Excel, в частности:
- Ускорение распределенного сбора информации для обновления прогноза.
- Автоматическое обновление скользящего прогноза на основании централизованного обновления допущений.
- Возможность интеграции с учетными системами для сбора фактических данных, к определенным разделам которых (например, к историческим данным по объемам продаж) затем могут быть применены различные математические алгоритмы прогнозирования (например, алгоритм скользящего среднего или экспоненциальное сглаживание).
- Возможность проведения сценарного анализа различных прогнозах.
Таким образом, наиболее эффективно, когда компания переходит на скользящее прогнозирование одновременно с автоматизацией данного процесса. Это позволяет получить двойной эффект: снижение рисков неудачного внедрения нового подхода и повышение эффективности от его автоматизации.
