В современном мире финансовой информации на главный план выходят потребности оперативного и качественного анализа деятельности компании, возможность быстрого реагирования на изменения в бизнесе и соответствие требуемым временным рамкам подготовки и анализа отчетности для целей бирж, банков, акционеров и прочих заинтересованных лиц. Для решения данных задач автоматизация подготовки финансовой и управленческой отчетности, а также их унификация являются все более часто принимаемыми бизнесом решениями.
Критическим центром любого проекта автоматизации является реализуемый в системе план счетов.
В данной статье мы поделимся опытом применения в системах единого плана счетов для целей ERP-систем, в частности для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском/налоговом/МСФО/управленческом учетах и системах консолидации по принципам МСФО.
Актуальность данной темы обусловлена возрастанием необходимости применения единых принципов в МСФО и управленческом учете, так как компании все чаще применяют принципы МСФО при бюджетировании и прогнозировании, в том числе для целей план-факт анализа. Одним из инструментов для реализации унификации и сближения учетов является возможность построения двух отчетностей на одинаковых источниках данных, в частности на едином плане счетов.
Предварительный анализ
Перед принятием решения о разработке единого плана счетов необходимо проанализировать следующие аспекты:
- Цель создания системы. Какие задачи должна решать система в результате реализации проекта;
- Целевые формы для анализа в системе. От данного параметра будет зависеть набор и дефицит наполнения аналитик и счетов в разрабатываемом плане счетов;
- Целевые корректировки отчетности к автоматизации в реализуемой системе и источники информации для данных корректировок;
-
Степень подготовки текущих учетных систем к предоставлению информации в необходимом разрезе. В случае невозможности необходимо проанализировать:
- Возможные пути покрытия дефицита информации и начать параллельную проработку решения данной задачи;
- Замену на аналогичную имеющуюся информацию в системе;
- Отказ от части информации в отчетах.
Преимущества и недостатки
Преимущества при принятии решения о внедрении единого плана счетов:
- Отсутствие необходимости в разработке нескольких планов счетов и поддержании их в актуальном состоянии в период настройки, тестирования и эксплуатации системы;
- Отсутствие мэппингов данных между планами счетов и учетными системами. Сбор управленческой отчетности и МСФО на единых данных локального учета;
- Отсутствие необходимости контроля перекладки данных локального учета на МСФО/Управленческий планы счетов;
- Повышение прозрачности учета и возможности анализа первичных учетных данных в МСФО и управленческой отчетностях.
Дополнительные задачи для анализа при применении подхода с единым планом счетов:
- Необходимость учета дополнительных требований к разделению счетов в ERP-системах, не требуемых для целей консолидации. Например, разделение активно-пассивных счетов. Учет данных требований приведет к техническому «раздуванию» единого плана счетов;
- Необходимость обеспечить единый подход к аналитичности данных, несмотря на индивидуальные потребности разных видов учета;
- Если в периметре Группы имеются иностранные компании, необходимо принимать решение о плане счетов с оглядкой на понимание иностранными компаниями принципов построения учета по принципам РСБУ, если данный вид учета выбран ведущим и на его основании строится план счетов;
- При проведении ручных или аудиторских корректировок МСФО необходимо соответствовать детальности управленческого учета, так как на практике потребность в детализации в управленческом учете выше, чем в МСФО.
Практические советы
Кодировка счетов. Если ваша компания приняла решение о применение единого плана счетов, то следующие аспекты позволят логически разделить операции между несколькими видами учетов.
Для обособления хозяйственных операций, относящихся только к МСФО и управленческому учету, возможно заведение дополнительных счетов (например, счета, применяемые для учета аренды по МСФО (IFRS) 16). Они могут быть отделены с помощью специального символа «M». Т. е. если мы хотим отделить обязательства по МСФО (IFRS) 16 на плане счетов, то создается счет М60-01 — обязательство по аренде (МСФО 16). Таким образом, в коде счета присваивается особенность проведения данных только в регистре учета МСФО.
Если нам необходимо отделить счета, используемые на уровне консолидации, от счетов, используемых при составлении индивидуальной отчетности по МСФО, то существует возможность завести дополнительный специальный символ «С», означающий, что счет используется только на консолидации (например, счет для учета неконтролирующей доли участия).
Отражение операций по специальным счетам, используемым только в определенном регистре учета. При унификации плана счетов возникает необходимость отражения определенных операций только в одном виде учета (например, учет только в регистре МСФО). Такая ситуация может возникнуть при отражении резерва по отложенному налоговому активу. Для решения задачи по раскрытию данного показателя в отчетности по МСФО на плане счетов можно открыть специальный счет. Операции по данному счету будут проводится только в регистре МСФО. Таким образом, карта проводок в регистре локального учета не будет содержать операций по данному счету и отложенный налог не будет резервироваться. При этом в регистре МСФО будут отражены резервы по отложенному налоговому активу с использованием специального счета. Данное решение позволяет унифицировать учет отложенных налогов на плане счетов и не корректировать основные счета отложенного налогового актива в разных регистрах учета.
Специальные счета могут также быть использованы для отражения покупок основных средств. В случае если имеется техническая особенность системы для отражения покупок ОС, на плане счетов возможно открыть специальные счета, не используемые в определенных регистрах учета.
Построение отчетов в системах бухгалтерского учета. При использовании единого плана счетов для первичного учета и МСФО-учета появляется задача по разделению первичных затрат на себестоимость, управленческие и коммерческие расходы. Для решения данной задачи необходимо определить следующие потребности:
- Необходимость детализации до подразделений/мест возникновения затрат (МВЗ). Такое разделение может понадобиться для управленческого учета;
- Необходимость распределения вторичных затрат на виды затрат. Например, к данной категории может относиться распределение затрат вспомогательных производств;
- Необходимость распределения изменения готовой продукции, незавершенного производства по затратным счетам;
- Необходимость различной интерпретации видов расходов в разных учетах. Например, разная интерпретация прибылей и убытков прошлых лет и проч.
На практике консолидация по подразделениям/МВЗ является излишней и не применимой в консолидации. Для анализа итоговых расходов по подразделениям/МВЗ возможно использование инструмента агрегации данных по всем предприятиям. В результате такой операции на Группе сформируются агрегированные данные по МВЗ. Данный подход позволяет проанализировать итоговые расходы по подразделениям/МВЗ на Группе, но не усложняет процесс консолидации.
Принимая во внимание все преимущества и недостатки использования единого плана счетов, мы считаем необходимым компаниям проводить анализ на предмет использования данного подхода к построению плана счетов только в случае полноценного перехода локального учета, МСФО и управленческого учетов в единую систему. При этом необходимо принимать во внимание требования, предъявляемые к итоговым целям проекта автоматизации учета, так как методологические решения могут быть более трудоемкими. Такой подход позволит интегрировать все учетные отделы компании и повысить вовлеченность в построение итоговых отчетов для анализа руководством.
