ADE Professional Solutions был проведен опрос коммерческих организаций, развивающих бизнес в РФ, по вопросам организации системы внутреннего контроля (далее — СВК) в рамках бизнес-процессов, об оценке и мониторинге рисков, которые влияют на достижение целей организации, а также мерах, которые предпринимаются для повышения эффективности в этой области.
В опросе приняли участие компании из самых различных сфер, от предприятий, занимающихся розничной торговлей и фармацевтикой, до IT и лизинговых. На вопросы отвечали руководители компаний, главные бухгалтеры, финансовые директоры и другие представители среднего и высшего звена менеджмента.
Ниже приводятся результаты опроса и наши комментарии по полученным данным.
ADE: Оценку зрелости текущей СВК большая часть респондентов (38%) обозначили как неформальный уровень (частичная формализация процессов, выполняются отдельные контрольные процедуры). Треть компаний считают, что решены проблемы с дизайном и формализацией, но могут быть отклонения в части операционной эффективности (фактическое исполнение). Только каждая 5 компания уверена как в достаточности дизайна и формализации, так и в эффективном исполнении контрольных процедур.
Как бы вы оценили общий уровень зрелости текущей СВК в Вашей компании?
Организована ли в вашей компании программа обучения сотрудников по организации СВК?
ADE: В половине опрошенных Компаний отсутствует какое-либо обучение сотрудников Компании вопросам, связанным с организацией внутреннего контроля. Необходимо отметить, что в нашем опросе не принимали участия компании-респонденты, для которых процедуры самооценки СВК являются обязательными (требования бирж к публичным компаниям). Таким образом, мы сделали вывод, что инструмент повышения эффективности через совершенствование СВК не является повсеместно используемым в российском бизнесе и есть достаточно большой потенциал для повышения эффективности бизнес-процессов через работу над СВК. Практика показывает, что в российских компаниях элементы управления СВК (внедрение, мониторинг) традиционно находятся в руках подразделений внутреннего аудита или внутреннего контроля, если таковые подразделения существуют. Очень часто в развивающемся бизнесе среднего размера (выручка до 500 млн EURO в год) может отсутствовать и эта функция, не говоря про обучение элементам СВК других подразделений. Это является существенным упущением и приводит к значительным потерям через неэффективно выстроенные неформальные бизнес-процессы, существующие конфликты интересов и непрозрачные коммуникации между структурными подразделениями компании.
Влияет ли эффективность контрольной среды на ключевые показатели эффективности сотрудников в Вашей компании?
ADE: Ответы респондентов на этот вопрос (59% компаний не имеют в своем арсенале КПЭ, направленные на совершенствование СВК, либо не имеют системы мотивации в принципе) лишь подтверждают выводы, сделанные выше. В большей части компаний среднего российского бизнеса акционеры и топ-менеджмент не вменяют своим подчиненным в ответственность совершенствование системы СВК по своим бизнес-процессам. При выстраивании эффективной СВК, помимо обучения персонала, необходимо обратить внимание на мотивацию сотрудников следовать всем разработанным инструкциям и поддерживать эффективность контрольных процедур. Помимо всего прочего, стоит обратить внимание, что лишь 4% респондентов отметили, что эффективность контрольных процедур является частью КПЭ всех ответственных за СВК сотрудников.
На какие проекты ориентирована служба внутреннего контроля в Вашей компании?
ADE: В большей части опрошенных компаний (33%) основными приоритетами службы внутреннего контроля являются проекты по внедрению информационных систем и автоматизация. Это неплохо с той точки зрения, что при переходе на новую автоматизированную систему желательно выстроить максимально эффективно работающий бизнес-процесс с учетом достаточного количества контрольных процедур.
Также в четверти опрошенных компаний проводится регулярная работа службы внутреннего контроля по реинженирингу бизнес-процессов, в том числе в рамках изменения бизнес-модели. В нашем понимании это более продвинутый кластер компаний, которые уже оценили положительный эффект регулярной работы по СВК и осуществляют ее, вне зависимости от каких-либо проектов в компании и на всех уровнях по горизонтали и вертикали.
21% респондентов основным приоритетом считают риски, связанные с ужесточением законодательства в части комплаенса налоговой и бухгалтерской отчетности. Требования к СВК в части корректности финансовой и налоговой отчетности могут быть связаны не только с запросами налоговых органов (например, в рамках проектов по налоговому мониторингу), но и с изменением статуса компании (Группы) в части публичности (выход на фондовый рынок, повышенные требования к раскрытию полной и достоверной информации).
Назовите частые причины возникновения недостатков контрольных процедур в Вашей компании?
ADE: Респондентов попросили проанализировать наиболее частые причины возникновения недостатков контрольных процедур. Самыми распространенными причинами возникновения ошибок/инцидентов были названы человеческий фактор (37%) и большая вариативность бизнес-процессов (25%). Этот ответ абсолютно коррелирует с графиком выше, на котором показано, что в большинстве случаев бизнес-процессы неформализованы и не увязаны с системой СВК.
Лишь 17% ответов демонстрируют наличие регламентов и процедур в Компании, которые имеют неэффективный дизайн, либо дизайн, отличающийся от фактического исполнения.
В каких из следующих бизнес-процессов Вашей компании, на ваш взгляд, присутствует наибольшая доля неэффективных контрольных процедур?
ADE: Анализ наиболее уязвимых бизнес-процессов в аналитике неэффективностей контрольной среды — один из важнейших элементов построения СВК. В данном вопросе подавляющее число респондентов отметили процесс закупок в качестве наиболее рискованного процесса с наличием наибольшего количества неэффективных контрольных процедур.
Причиной этому является наличие высокого уровня зависимости данных контрольных процедур от человеческого фактора, в том числе при недостатке должного уровня автоматизации и частом нарушении принципа разграничения полномочий и обязанностей (SOD principles).
Среднее время в вашей компании, необходимое на устранение 1 выявленного недостатка
ADE: Моментальное реагирование и исправление неэффективности контрольной среды являются приоритетом эффективно работающей системы внутренних контролей. Как видно из статистики ответов, практически во всех компаниях-респондентах скорость устранения недостатков составляет более 1 месяца, причем в 40% случаев это более 3-6 месяцев. Убытки от отсутствующих либо неэффективных контрольных процедур за этот период времени могут быть очень существенными для бизнеса. В компаниях со зрелой и постоянно совершенствуемой системой управления внутренними контролями данный срок составляет в среднем до одного месяца. Это может быть хорошим «бенчмарком» как для подразделений СВК, так и для функциональных подразделений компании в рамках системы мотивации.
Какие технологии используются в Вашей компании для организации работы СВК?
ADE: Почти половина респондентов использует традиционный MS Excel и MS Office для внедрения и мониторинга СВК. При этом стоит отметить, что более серьезные специализированные программы, включая использование роботов и инструменты Process Mining, требуют существенных инвестиций, на которые не всегда готовы акционеры, либо менеджменту не удается «защитить» или «продать» окупаемость данных инвестиций. В том числе это зависит от размера компаний.
Какие ключевые задачи вы ставите перед функцией внутреннего контроля?
ADE: Респонденты разделились в мнении о ключевых задачах, которые они ставят перед функцией внутреннего контроля, однако наибольшее количество опрошенных ставят основной целью СВК обеспечение соблюдения сотрудниками текущих политик и процедур компании.
Назовите основные препятствия для эффективной работы функции внутреннего контроля
ADE: Основными трудностями работы службы внутреннего контроля респонденты назвали отсутствие мотивации со стороны бизнеса (31%) и недостаток формализованных процедур (27%). На самом деле обе причины взаимосвязаны и должны решаться в комплексе. В рамках комплексного подхода в КПЭ менеджменту ставится в обязательном порядке уровень эффективности СВК собственного направления (или прогресс по нему). При должной заинтересованности в выполнении данных КПЭ менеджмент будет продвигать, в том числе инвестировать в повышение уровня формализации собственного бизнеспроцесса для того, чтобы бизнес-процесс, в рамках которого он является держателем всех рисков, был прозрачен, более эффективен и приводил бы к выполнению собственных КПЭ.
