Правдивые истории из проектной практики ADE:
История №1. Авиастроительное предприятие
В рамках проведения аудиторских процедур клиенту задается вопрос:
— У вас проводится готовая инвентаризация?
— Да, конечно. Все в соответствии с законодательством. Каждый год все делаем. Нарушений нет.Запрашиваем сличительные ведомости, там нет разниц с учетом. Спрашиваем, почему?
Выясняется, что при проведении процедуры распечатываются сразу две одинаковые колонки, чтобы «не было различий, — ведь в этом цель процедуры». Далее все члены инвентаризационной комиссии выборочно смотрят объекты и радостно подписывают документ. Разниц и лишних вопросов никогда не возникает.
История №2. Издательский холдинг
Задается клиенту вопрос:
— Кто у вас входит в состав инвентаризационной комиссии?
— Начальник склада и его подчиненные.
— А как же бухгалтерия?
— А мы только оформляем результаты, что у нас других задач нет, чтобы по складам мотаться.
История №3. Сельхозпроизводитель
В Компании из года в год проводится инвентаризация складов и элеваторов. Смотрим результаты инвентаризации. По ведомости недостача зерна в размере, в 5 раз превышающем естественные нормы убыли/пересорта. Спрашиваем главного бухгалтера:
— А что у вас такая большая недостача, какие последствия по результатам?
Бухгалтер отвечает:
— А я не знаю, они так и не разобрались, а я для целей налога на прибыль это не учитываю, все за счет прибыли, так что у меня налоговых рисков никаких нет…Оказалось, что размер недостачи в прошлом году аналогичный.
К чему мы рассказываем эти истории? На основании нашего более чем 20-летнего опыта проектной деятельности в области аудита, ревизий и финансовых расследований можно сделать вывод о том, что, к сожалению, российский менеджмент, и, самое главное, собственники не используют инвентаризацию как эффективный механизм контроля над сохранностью собственных внеобротных и оборотных активов. В основном процедура осуществляется формально, в силу требований законодательства, и рассматривается как трата лишнего времени на процедуры, которые не входят в перечень обязанностей сотрудника. Более того, недобросовестный менеджмент не любит данной процедуры либо предпочитает скорее предсказуемую процедуру инвентаризации (когда фактическое наличие на 100 % совпадает с бухгалтерским учетом) по причине непредсказуемости последствий раскрытия данной информации перед собственниками.
Как сделать так, чтобы данный процесс приносил максимальную выгоду собственнику, а также незаинтересованному руководству? Далее мы постараемся суммировать ситуации и наши советы, что стоит делать в тех или иных случаях, и прокомментируем, что может означать та или иная реакция людей.
1. Вы заступаете на должность генерального/финансового директора
Совет:Проведите инициативную инвентаризацию. Это нужно для того, чтобы зафиксировать «точку ноль» или точку отсчета, до которой все грехи (если они есть) останутся с вашими предшественниками. Когда вам будут говорить, что, мол, вам нужно адаптироваться, очень много новых обязанностей и это можно оставить на потом, — не слушайте. Поверьте: данная процедура может открыть вам много нового в прямом смысле не только в части недостачи или каких-то несовпадений с учетом, но и в понимании того, как ведет себя ваше ближайшее окружение сотрудников и какое у каждого отношение к работе.
В нашей практике был один случай, когда в процессе подобной инициативной инвентаризации обнаружилась «вторая касса», которая расходовалась членом совета директоров по своему усмотрению.
Можно не придерживаться на 100 % требований законодательства по проведению инвентаризации в плане дальнейшего оформления/проведения по учетным данным, но (!) обязательно доведите результаты данной инвентаризации до собственников. Это необходимо, чтобы ограничить свою собственную ответственность в будущем. Более того, немногие в полной мере осознают, что автоматически (в случае с генеральным директором) несут материальную ответственность за недостачу.
2. Никогда не отдавайте процедуру инвентаризации полностью на откуп главному бухгалтеру (бухгалтерии)
В нашей практике встречалось не так много главных бухгалтеров, которые одновременно обеспечивали бы качественную инвентаризацию в соответствии с методологическими рекомендациями регулятора и были бы заинтересованы в объективном и полном расследовании фактов недостачи. Очень редко, например, главный бухгалтер будет настаивать на получении письменных объяснений от материально ответственных лиц, тем более если они по своему положению на одном уровне с главным бухгалтером (или, возможно, выше). Типичная ситуация описана выше: скорее всего, бухгалтер зафиксирует разницы и проведет по своему усмотрению в учете. Более того, поскольку главный бухгалтер не несет материальную ответственность, а отвечает за качество учета, позиция: «я провела (вел) разницы в учете, а там пусть разбираются», — наиболее типична. При этом многим даже не приходит в голову, что, относя «сверхнормы» недостачи за счет прибыли, тем самым они расходуют лишние оборотные средства акционера, которые можно было бы сэкономить в части налога на прибыль.
3. Отсутствие конфликта интересов в составе инвентаризационной комиссии
Объективность результатов инвентаризации напрямую связана с «качественным составом» инвентаризационной комиссии. Типичные ошибки, как уже было сказано выше, связаны с тем, что в большинстве случаев в состав комиссии включаются (далее по повышению качества состава):
| Состав инвентаризационной комиссии | Оценка надежности | |
| 1 | Материально ответственные лица (МОЛ) | Очень плохо. Принцип «сам себя проверяю» |
| 2 | МОЛ + бухгалтерия | Недостаточно. Будет обеспечено в лучшем случае корректное отражение в учете результатов инвентаризации без получения эффекта и причин недостач (если они есть) |
| 3 | МОЛ + бухгалтерия + технические специалисты | Недостаточно. В дополнение к пункту 2 будут получены данные по износу и физическому состоянию объектов. Это, конечно, хорошо, но недостаточно, если есть случаи недолжного поведения менеджмента |
| 4 | МОЛ + бухгалтерия + внешний аудитор | Лучше, но все равно недостаточно. В силу ограниченности аудиторских бюджетов аудиторы только наблюдают «минимальные соблюдения требований к качеству» + у них достаточно высокий уровень существенности при оценке искажений бухгалтерской отчетности |
| 5 | МОЛ + бухгалтерия + внутренний аудит/финансовый контролер | Достаточно. Если внутренний аудитор «корректно» подчинен в организационной структуре (т. е. независим от МОЛ), то инвентаризация будет включать объективный и независимый взгляд и, самое главное, профессиональную оценку (поскольку внутренний аудитор понимает учет и в курсе темы) |
| 6 | МОЛ + аутсорсер по проведению инвентаризации | Достаточно. Но может быть «дороговато» для компании |
4. Корректное оформление первичных документов, включая кадровые, в компании
Для того чтобы по результатам инвентаризации у вас или у руководства была реальная возможность привлечь кого-то к ответственности, необходимо контролировать наличие, содержание и факт наличия подписанных кадровых документов, таких как: должностные инструкции, договор о материальной ответственности, прочие внутренние регламенты. Привлечение к дисциплинарной и материальной ответственности возможно, если есть прямые доказательства нарушений трудовой обязанности и причинения ущерба компании. Доказать наличие прямого ущерба компании очень сложно. При этом не обязательно привлекать сотрудника к материальной ответственности, можно подтвердить наличие должностного несоответствия. Например, если в должностной инструкции для начальника склада/объекта прописать: «Обязан контролировать и выявлять причину потерь», и если он в течение нескольких отчетных периодов не предпринимает никаких действий при наличии сверхнормативной недостачи, то это повод для запроса письменных объяснений и объявления о должностном несоответствии / нарушении должностной инструкции.
Очень часто сотрудники не боятся материальной ответственности, поскольку юридически действительно процесс очень «тяжел» и в судебной практике мало «успешных» кейсов. При этом они могут бояться потерять работу (например, по статье «Увольнение по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным ст.81 ТК РФ») или профессиональную репутацию. Это также очень эффективный аргумент для выстраивания контрольной среды и повышения эффективности такого инструмента, как инвентаризация.
В связи с этим практическими советами будут следующие:
- убедитесь, что сотрудники, которые работают с материальными ценностями, имеют должностные инструкции, в которых прописаны обязанности в части обеспечения сохранности активов и проведения контрольных процедур;
- убедитесь, что фактические должностные обязанности совпадают с позицией сотрудника (на практике бывают случаи, что, например, сотрудник занимает должность главного бухгалтера, формально имея подписанную должностную инструкцию, а по факту это финансовый директор, у которого КПЭ абсолютно другие);
- убедитесь, что должностная инструкция правильно подписана; на отчетных встречах регулярно проговаривайте с сотрудниками их цели, КПЭ, чтобы они понимали свои задачи должным образом и были уверены, что в конце следующего отчетного периода вы будете оценивать их в разрезе этих обязанностей/КПЭ.
5. Вовлечение в процесс «свежей крови»
Если вы являетесь руководителем и чувствуете, что вроде бы все формально удовлетворительно, но при этом может страдать принцип независимости в рамках инвентаризации по причине чрезмерно «дружного градуса» взаимоотношений в коллективе даже между формально независимыми подразделениями, не бойтесь разбавить процесс инвентаризации новыми лицами. Это могут быть представители абсолютно других подразделений, или, например, сотрудники внешних профессиональных компаний (аудиторские компании), которые «незамыленным» взором и максимально беспристрастно поучаствуют в процессе.
Бытуют заблуждения: «не будем выносить сор из избы», «нам не нужны сторонние уши» и пр. Если собственник сам злостным образом не нарушает закон, то данные заявления безосновательны и мешают компании извлечь максимальную выгоду из процедуры инвентаризации, которая, повторимся, является очень мощным и эффективным инструментом обеспечения сохранности активов компании.
Напоследок приведем пример другой пример инвентаризации.
История №4. Металлургическое предприятие
Западная компания приобрела металлургическое предприятие у крупного российского холдинга с достаточно сильными системами внутреннего контроля. Условием сделки являлась полная физическая инвентаризация запасов на заводе.
На дату инвентаризации предприятие было полностью остановлено, все внутренние перевозки между цехами заморожены. На предприятии высадился «десант» из нескольких десятков аудиторов, нанятых покупателем, каждый из которых был прикреплен к отдельной инвентаризационной комиссии, которая состояла из МОЛа и бухгалтера.
По результатам инвентаризации были выявлены существенные недостачи, которые годами скрывались существующим менеджментом перед собственниками.
Покупатель в результате получил существенную и очень приятную скидку к цене сделки.
